Les Galopades électroniques
Dimanche 24 Novembre 2024

- Samedi 23 novembre, de 15h00 et 18h00,  à Running Conseil Saint-Pierre, 111 Rue deSuffren à Saint Pierre

 

Chaque engagement est ferme et définitif. Cependant, l’organisation accepte des changements de coureurs. Il vous est donc possible de céder votre dossard à un remplaçant à condition que vous ayez contacté l’organisateur pour communiquer le nom, prénom, date de naissance, PPS du remplaçant.

 

 

Les 3 premiers hommes et les 3 premières femmes du trail seront récompensés lors d’une remise des prix, sous forme de cadeaux.

Article 1 : Organisateurs
LES GALOPADES ELECTRONIQUES est une course en nature organisée par HYBRID PROJECT (association loi 1901). Vous pouvez contacter l’organisateur à tout moment via l’adresse hybridproject.asso@gmail.com

Article 2 : Description de l’évènement
2.1 : L’évènement
L’évènement « Les Galopades Électroniques » se déroulera le 24 novembre 2024 sur la commune de Saint-Pierre (97410) entre 6h30 et 22h00. L’évènement combine un trail, un brunch, et une poolparty.

L'événement est une organisation privée à but sportif et festif, non lucratif, réservé aux adhérents de l’association Hybrid Project. Nous détaillerons les prestations de la journée, ainsi que les modalités d’inscription et d’adhésion à l’association dans les sections suivantes.

2.2 : Trail
Le trail est une course de pleine nature d’une distance de 16 km dont le départ est prévu pour 7h30 au parking de la Pointe du Diable. L’adresse est la suivante : La Pointe du Diable, Saint-Pierre 97410.

Le circuit est composé de 2 boucles de 8km avec moins de 100 m dénivelé positif sur chemins variés.

Les participants disposent d’un ravitaillement à mi-course. Tout participant sortant volontairement du parcours balisé pour la compétition, est sous sa propre responsabilité. L’association s’engage dans une signalisation matérielle et humaine afin d’éviter toute déviation de parcours.

Une barrière horaire est mise en place à 10h00, signifiant que la compétition sportive est arrêtée pour tous les participants n’ayant pas fini la course. Au-delà, l’association n’est plus responsable des coureurs qui souhaitent continuer le trail, et n’est pas tenue de maintenir une signalisation, des ravitaillements ou une assistance médicale.

Le retrait des dossards se fait :
- Samedi 23 novembre entre 15h00 et 18h00 à Running Conseil Saint-Pierre (111 Rue deSuffren à Saint Pierre)
- Dimanche 24 novembre entre 6h30 et 7h00 au Parking principal de la pointe du Diable (voir adresse ci-dessus dans la même section). Aucun dossard n’est délivré en dehors des horaires cités dans ce paragraphe.

Le dossard doit être obligatoirement porté sur le devant (agrafes ou ceinture porte dossard) et visible ceci pendant toute la durée de la course.

Liste du matériel obligatoire :
• une réserve d’eau
• un couvre-chef (casquette, bandeau)
• un moyen de communication fiable et chargé (téléphone portable)
• un gobelet réutilisable pour le ravitaillement
L’organisation se réserve le droit de contrôler le matériel obligatoire avant et pendant la course. Tout coureur ne respectant pas le matériel obligatoire ne pourra pas participer à la course et ne sera pas remboursé.

2.3 : La journée festive
Après le trail, les participants sont invités à poursuivre la journée au Couleur K’fé de 9h15 à 22h00.
Adresse : 45 Allée Jacquot, 97410 Saint-Pierre

Planning de la journée :
• 7 :30 Départ de la course de 16 km
• 8 :30 Arrivés des premiers (barrière horaire à 10 :00)
• 9 :15 Ouverture du Couleur Kfé et début du brunch
• 10 :30 Remise des prix au Couleur Kfé
• 11 :00 Suite des festivités jusqu’à 22 :00

Les participants pourront profiter de l’ensemble des prestations suivantes :

Prestations incluses dans le tarif de la journée :
- *Un brunch végétarien réalisé par notre partenaire Méli-Mélo (sous leur responsabilité) servi de 9h30 jusqu’à 12h30
- *L’accès à une piscine privée (sous la responsabilité du propriétaire Couleur K’fé) jusqu’à 22h
- *L’accès à des compétitions sportives et festives jusqu’à 22h
- *La diffusion de musique avec présence de DJs jusqu’à 22h

Prestations payantes sur place :
- **Une loterie humanitaire gérée par notre partenaire associatif Tsiky Majunga jusqu’à 18h
- **L’accès à un débit de boisson privé géré par les membres du bureau de l’association et ses bénévoles (comprenant des boissons du groupe 1 et 3) jusqu’à 22h
- **Restauration avec vente de paëlla, par la société Couleur K’fé dont la responsabilité revient à Mme Lynthone Dourguia (horaire à confirmer)
- **Massages et soins de bien-être, sous la responsabilité de Mme Isabelle Catouaria (horaire à confirmer)
*Inclus dans le tarif de la journée
**Non inclus dans le tarif de la journée

En plus des prestations, de nombreux lots seront distribués sous deux modalités :

a. Via la participation à la loterie humanitaire. Cette participation est soumise à l’achat d’un billet de loterie à 2€ l’unité, sans limite de quantité, dont la responsabilité revient au responsable nommé de l’association Tsiky Majunga.

b. Via la participation entièrement gratuite aux compétitions festives, dont la responsabilité revient aux membres du bureau de l’association Hybrid Project. Le programme sera communiqué et l’inscription possible sur place le jour de l’évènement.

Article 3 : Conditions d’inscription
L’évènement est strictement réservé aux personnes majeures. Une pièce d’identité pourra être demandée à la remise des dossards et pendant l’évènement, par mesure de sécurité. Tout mineur sera refusé.

3.1 Inscription et adhésion
L’adhésion à l’association Hybrid Project est obligatoire pour tous les participants des Galopades Électroniques. Il existe deux modalités d’inscription / adhésion pour l’événement :
• Je participe au trail : je m’inscris via le site internet SportPro (https://www.sportpro.re/) qui assure le respect du cadre réglementaire relatif à l’inscription d’un événement sportif. Le paiement est réalisé en ligne et le prix comprend un accès complet non divisible à l’ensemble de la journée (avec le dossard du trail, le brunch et l’accès à la pool party). Dans
cette modalité, aucune inscription n’est faite le jour de l’évènement.

L’adhésion à l’association se fera par le biais de la signature d’un bulletin d’adhésion physique lors de la remise des dossards.

• Je participe à la journée festive uniquement : je m’inscris et adhère à l’association via la plateforme Hello Asso (https://www.helloasso.com/associations/hybrid-project/evenements/galopades-electroniques)

Cette modalité d’inscription/adhésion permet l’accès au brunch et pool-party ou pool-party seule selon le choix de la formule. L’accès au trail n’est permis si l’inscription est faite via cette modalité, pour des raisons de réglementation sportive.

Dans les deux cas, l’adhésion sera faite en connaissance de cause du participant, après lecture et acceptation dudit règlement intérieur. L’adhésion est valable un an à partir de la signature du bulletin,
non reconductible tacitement. Elle peut être résiliée à tout moment à la demande de l’adhérent, et ce sans justificatif ni délai.

Elle peut également être résiliée à la demande du bureau de l’association Hybrid Project, de manière exceptionnelle en cas de faute grave ou nuisance au bon déroulement de l’association.

3.2 : Certificat médical et licences sportives
Conformément à l’article 231-2-1 du code du sport, la participation à la compétition est soumise à la présentation obligatoire :
• soit d’une licence sportive FFA, FFTRI, FFCO, FFPM ou UFOLEP Athlé (en cours de validité à la date de la manifestation).
• Pour les non-licenciés mineurs,un certificat médical de non contre-indication à la pratique de l’Athlétisme en compétition ou de la course à pied en compétition, datant de moins de un an à la date de la compétition,
ou de sa copie, à remettre à la remise des dossards. Aucun autre document ne peut être accepté pourra attester de la possession
du certificat médical.
• Pour les non-licenciés majeurs, un PPS (Parcours de Prévention Santé) délivré par la FFA qui est valable trois mois et qui remplace le certificat médical. Votre PPS doit impérativement être en cours de validitéle jour de la manifestation. Il devra être présenté obligatoirement lors de la remise des dossards. Le lien pour créer le PPS est disponible sur votre profil sportpro.

Les athlètes étrangers, même Licenciés d'une fédération affiliée à I'IAAF, doivent fournir un PPS en Iangue française (ou accompagné d'une traduction en Iangue française si rédigé dans une autre Iangue).

3.3 : Gestion des données personnelles
Les données personnelles des adhérents sont récoltées lors de l’inscription, à but non lucratif et non commercial, dans le respect du RGDP (Règlement Général sur la Protection des Données). Elles servent uniquement à tenir le registre des adhérents, afin d’assurer le bon déroulement des événements
privés organisés. Ledit registre est accessible uniquement par les membres du bureau de l’association.

Les données sont limitées et confidentielles, ce qui n'entraîne pas l’obligation d’une déclaration auprès de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés). Elles sont supprimées dès la résiliation de l’adhésion. Les participants sont prévenus de cette gestion des données lors de leur adhésion.

3.4 : Athlètes handisports
Le parcours du trail ne permet pas I'accueiI des athlètes handisports.

Article 4 : Billetterie
4-1 : Tarifs
3 formules sont possibles pour participer à l’évènement « Les Galopades Electronique » :
• *Formule All in One : 59 € incluant le trail, le brunch, et la pool-party (limité à 200 personnes)
Tickets disponibles sur https://www.sportpro.re/

• *Formule Brunch : 38 € incluant le brunch et la pool-party (limité à 50 personnes)
Tickets disponibles sur https://www.helloasso.com/associations/hybdrid-project

• Formule Party : entre 18 et 25 € (Tarif progressif selon la date d’achat, 18€ en Early Bird,
20€ en Late Bird, 25€ sur place)
Tickets disponibles sur https://www.helloasso.com/associations/hybdrid-project

*Pour les formules All in One et Brunch, 1 sortie / réentrée est autorisée par personne sur la journée
Il n’est pas possible de diviser une prestation achetée par un seul ticket en plusieurs prestations. La personne ayant acheté la formule est seule bénéficiaire des prestations incluses dans sa formule. Toute cession ou revente de formule donne accès à toutes les prestations incluses de la formule concernée au nouveau participant. Pour rappel, l’achat d’une formule quelle qu’elle soit, ne donne pas accès aux prestations payantes (Cf détail dans la section 2.3: La journée festive).

La capacité maximale d’accueil du site de la journée est de 300 personnes simultanément. De ce fait, l’association a le droit d’instaurer une file d’attente devant le lieu, afin de réaliser un turn-over, permettant la sécurité de tous. Si la jauge maximale est atteinte, l’entrée sera alors conditionnée par la sortie d’un participant (1 sortie = 1 entrée).

4-2 : Revente ou cession de dossard
Tout engagement est personnel. Aucun transfert d’inscription n’est autorisé pour quelque motif que ce soit. Toute personne rétrocédant son dossard à une tierce personne, sera reconnue responsable en cas d’accident survenu ou provoqué par cette dernière durant l’épreuve. Toute personne disposant
d’un dossard acquis en infraction avec le présent règlement pourra être disqualifiée. L’organisation décline toute responsabilité en cas d’accident face à ce type de situation

4-3 : Remboursement
Chaque engagement est ferme et définitif. Cependant, l’organisation accepte des changements de coureurs. Il vous est donc possible de céder votre dossard à un remplaçant à condition que vous ayez contacté l’organisateur pour communiquer le nom, prénom, date de naissance, certificat médical du remplaçant.

Article 5 : Assurance
Les organisateurs sont couverts par une police d’assurance responsabilité civile souscrite pour la durée de l’épreuve. Les licenciés bénéficient des garanties accordées par les assurances liées à leur licence sportive. Il incombe aux autres participants de s’assurer personnellement.

L’organisation ne peut en aucun cas être tenue pour responsable en cas
d’accident ou de défaillance des participants, notamment ceux consécutifs à un mauvais état de santé ou à une préparation/condition physique insuffisante, consommation excessive d’alcool ou de stupéfiants. La participation se fait sous l’entière responsabilité des concurrents avec renonciation à tout recours contre les organisateurs en cas de dommages ou de séquelles ultérieurs à la course.

Les organisateurs déclinent toute responsabilité en cas de vol ou de dégradation de matériel.

Article 6 : Sécurité
6.1 : Pendant le trail
La sécurité et l’assistance médicale des participants est du ressort de l’organisateur qui mettra en place un Dispositif Prévisionnel de Secours (DPS). La sécurité sera assurée par des signaleurs sur le parcours
et un médecin.

Les services de secours (SDIS) et de gendarmerie seront avertis de l’événement. Un kinésithérapeute est également prévu à l’arrivée. Un numéro de téléphone d’urgence sera imprimé sur votre dossard. Un document attestant du dispositif de sécurité mis en place pour la manifestation est disponible et consultable sur demande auprès de notre organisation.

6.2 : Pendant la journée festive
Lors de la journée festive suivant le trail, la sécurité à l’intérieur du Couleur Kfé est gérée par un prestataire externe. L’organisateur et la société de sécurité déclinent toute responsabilité d’incident ayant lieu à l’extérieur de l’enceinte du Couleur Kfé. L’organisateur et le prestataire de sécurité, sont
autorisés à procéder à une vérification des effets personnels des participants entrants dans l’enceinte du Couleur Kfé. Tout objet considéré comme dangereux et pouvant porter atteinte à la sécurité des personnes sera confisqué et pourra ne pas être restitué.

Toute consommation d’alcool s’effectue sous la responsabilité de chacun des participants. Il n’y a pas de promotion faite sur le débit de boisson alcoolisé. Tout produit contenant de l’alcool en provenance de l'extérieur n’est pas autorisé au sein de l’événement. La consommation, possession ou revente de stupéfiants est strictement interdite et susceptible d’exclusion de l’évènement par la sécurité. Tout abus sera susceptible d’engendrer un signalement aux forces de l’ordre.

Toute personne en état d’ébriété avancé, sous l’emprise de stupéfiant, ou ayant un comportement inadapté pouvant mettre en péril le bon fonctionnement de la journée, peut être exclue à tout moment,
et ce même en possession d’un ticket d’entrée dûment payé.

Il est interdit de pénétrer dans les bungalows privés présents sur place sans autorisation des personnes responsables de ces derniers.

Les organisateurs déclinent toute responsabilité en cas de vol ou de dégradation de matériel durant l’épreuve sportive comme durant la journée sportive. L’association ne met pas de casier, vestiaire ou espace sécurisé pour entreposer les affaires des participants.

Articles 7 : Chronométrage
Le chronométrage est assuré via des transducteurs électroniques intégrés au dossard.

Article 8 : Classement et récompenses
Les 3 premiers hommes et les 3 premières femmes du trail seront récompensés lors d’une remise des prix, sous forme de cadeaux.

Un cadeau finisher sera distribuée à chaque coureur terminant l’épreuve. Les classements seront diffusés sur le site Sport Pro et sur nos réseaux sociaux.

Article 9 : Charte du participant
Tout participant est tenu à assistance en cas d’accident d’un autre concurrent (jusqu’à l’arrivée des secours). Tout abandon de matériel, tout jet de déchet, hors des lieux prévus à cet effet entraînera la mise hors-course du concurrent fautif.

Article 10 : Droit à l’image
Du fait de son engagement, chaque participant autorise expressément les organisateurs à utiliser les images fixes ou audiovisuelles sur lesquelles il pourrait apparaître, prises à l’occasion de sa participation
aux épreuves, sur tous supports y compris les documents promotionnels et / ou publicitaires.

Article 11 : Annulation, intempéries
L’organisateur se réserve la faculté d’annuler la manifestation soit sur requête de l’autorité administrative, soit en cas de force majeure. En cas de force majeure et pour des raisons de sécurité, l’organisation se réserve le droit de modifier le parcours ou d’annuler l’épreuve. En cas d’annulation
l’organisation procédera au report des épreuves à une date ultérieure.

Article 12 : Acceptation du règlement
Par l’inscription et l’adhésion à l’association, chaque participant accepte sans réserve Ie présent règlement.